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投标文件要求递交几份才能既够用又不浪费？ |
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www.65e.com.cn 来源：政府采购信息报 2009-12-25 15:34:50 |
日前，在一项目开标现场，某集采机构处长指着开标现场大捆小捆的投标文件说：“别看这些是一沓一沓纸张，搬运起来却非常沉。开标会结束后，我们要将这些又厚又沉的‘砖块’搬到评标室，评标结束后，又要将其中的大部分就近送往垃圾站销毁。招标工作本身很紧张，却还要在如何处理好投标文件上花费人力物力。投标文件递交过多不仅浪费，还会增加工作负担。”
这位处长的话让记者想起不久前一个采购代理机构工作人员为搬运一百余家投标人的投标文件而汗流浃背的身影，以及评标室里高耸的文件堆和项目结束后就地销毁多余投标文件的场景。
针对现实中的这些景象，我们不禁要问：投标人的投标文件真的需要递交多份吗？
现状：
普遍需递交5份以上
《政府采购货物及服务招标投标管理办法》第三十条规定：“投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。”投标人应该递交几份投标文件，相关法律法规没有规定。
某采购代理机构负责人介绍，该地对于少数简单的项目，一般要求投标人递交4份投标文件（一正三副）；对于技术参数多、复杂一点儿的项目，要求递交一式多份，具体多少份要看有多少评标专家；对于300万以上的大额项目，按照《政府采购法》的规定至少有7个评标专家，因此，“每位投标人递交的投标文件至少要求8份。”
这位负责人介绍的情况并非特例。事实上，全国各地采购代理机构都有着普遍相似的做法。据了解，各采购代理机构制作招标文件时，一般会规定投标人需递交的纸制投标文件份数，对于份数的要求也十分趋同：少的要求投标人递交一正四副5份投标文件，多的要求递交一正八副9份，有的甚至要求递交10多份。例如：东北某地采购一批中小学教学设备，要求每位投标人递交正副共6份投标文件；西北某地采购网络设备及集成服务，要求递交正副共9份投标文件；南方某地采购一批医疗设备，该项目资金额度较大，要求递交的投标文件达到11份之多。
代理方：
评标、存档以及节约成本需要
投标文件为什么要递交多份？每份都能在招标中发挥作用吗？
对此，湖南某采购公司负责人认为，这个问题与具体项目密切相关。该负责人分析，首先，现实操作习惯下，评标专家人数是决定投标文件份数的最直接因素。一般的做法要求评标专家人手一份。专家多的时候，即使不保证人手一份，也要协调得开，不至于因标书太少影响正常评标。他打比方说，如果有十几个甚至二十几个专家参与评标，投标文件就不能只有两、三份。其次，是投标文件的存档。一般情况下，每个项目的投标文件要在采购代理机构、采购人处各存一份，有的地方监管机构还需保存一份，即存档需要3份。而且，有的采购是属于省市的联合项目，由于资金来源不一致，招标完成，省一级签合同后，到县市一级再签合同，或是省一级签合同，县市验收。类似这种情况，采购人和中标人签有多份合同，而投标文件须作为合同的一部分加以保存，因而投标文件要几份，还要考虑到合同的份数。
山东省某市级采购中心主任认为，投标文件的多少与招标成本挂钩。该主任介绍，该地采购中心一般要求递交5份投标文件：采购代理机构存档两本--正本存档，副本供借阅和审计；采购人须存一副本。也就是说，5份文件，招投标活动结束后，会浪费2本。“浪费是没有办法的事。”他解释说，“3份投标文件让评标专家轮流看不是不可以，但这样会增加采购中心的评标成本。对于复杂项目，专家评审很仔细，有时要反复看、反复比较，如果不人手一本，势必增加评标时间，从而增加聘请专家的费用。”这位主任举例：聘请一位专家一上午，费用为200元，超过下午2点，费用就变成了300元，超过下午5点，费用就会超过500元。
投标方：
浪费也要按规定办
投标人怎么看待需要递交多份投标文件？
北京某服装单位投标人代表连惠表示，递交多份投标文件确实会增加投标成本，但相对于参与政府采购的难得机会而言，还是会尽量克服困难，按招标文件要求的办。该代表坦言，如今的中国政府采购市场供给远大于需求，是地道的买方市场。在这个市场中，位于供给方的投标人处于相对弱势的地位，在有限的投标机会中，全国各地的投标人都整装待发，跃跃欲试，哪里还敢挑三拣四？就是完全按照招标文件规定的要求做，中标概率也很小，如果不按规定操作，没准就会直接被判为“无效”投标，那样就等于白忙了。
湖北某农产品生产单位投标人代表马海棠说，制作一份投标文件，光从资金上说，至少需要上百元，这还不算由此浪费的人力。现在的投标文件，投标人为了充分展示企业风采，越做越厚，薄的有几十页，厚的可达一百多页。如果再要求复制5份以上，那么，光纸张就要花掉好几百页。倘若一个企业每年参加的招投标活动多，标书的制作绝对是一项不小的开支。虽然在提倡节约，但是，企业在这方面也是有心无力。
专家：
提倡电子版降低资源浪费
国家税务总局集中采购中心采购一处处长阳春认为，这个问题看似很小，实则关系到“节约采购、环保采购、和谐采购”的重要议题。阳春表示，要求递交的投标文件太多，不够节约也不够和谐。小山堆似的投标文件搬来搬去需要很多人力，销毁这些东西对环境有污染，何况，制作这些文件还要消耗资源。湖南某采购咨询公司曹总经理也认为，目前绝大多数投标文件的最后归宿只能是垃圾站。那么，投标人究竟应该递交几份投标文件才能既够用又不浪费？
针对业界要求多份投标文件主要是方便评标和存档的说法，阳春表示，“每位专家只有一双眼睛，一次只能看一本文件，既然做不到同时看两本，为什么不鼓励轮流看？能以举手之劳换取最大效益、最低成本以及最少的污染，做到节约资源，争取人与自然的最大和谐，何乐而不为呢？”在阳春看来，一般情况下，每项招标活动的投标文件递交一正两副共3份就完全够用--评完标之后都用于存档，一份都不浪费。
宁夏回族自治区政府采购中心副主任张俊平认为，在评标时，以幻灯片展示代替纸质文件不失为一个好办法。他表示，让投标人提供投标文件的电子版，评标之前，采购代理机构仅就其中重要的部分进行打印，评标过程中，以幻灯片的形式展现每位投标人的投标文件。这样既能避免递交多份纸质文件而造成的浪费，又能解决评标效率与评标成本问题。同时，还将投标文件的份数与评标专家人数的直接因果关系彻底隔离开。
山东省济南市市级采购中心主任李深河认为，电子化是政府采购的发展方向，电子评标时代的到来是最好的解决办法。电子评标能增强采购透明度，抑制腐败；能缩短评标时间，提高效率；既不会增加采购代理机构的评标成本，又降低了投标成本，更能避免纸制资料造成的浪费，从而实现政府采购节约、环保、和谐发展。
换个角度，有关专家认为，投标人一定要仔细研读招标文件，有针对性地制作投标文件，避免“以厚取胜”的心理很重要。招标文件并非越厚越好，收集的企业资料也并不是越全越好，各投标人压缩文件内容也是节约资源、减轻工作负担的有效方法。
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